Suscribir un contrato con el Estado dejó de ser un trámite de papel y lapicero. El artículo 87.3 del Reglamento de la Ley N.º 32069, Ley General de Contrataciones Públicas, establece que el contrato se suscribe con firma digital cuando el ganador de la buena pro cuenta con un certificado digital; la firma manual queda relegada a un supuesto excepcional y debidamente sustentado.
En un contexto en el que el D.S. N.º 001-2026-EF trasladó buena parte del procedimiento a la Pladicop, esta regla confirma la dirección del sistema: expedientes firmados, notificados y registrados en digital.
Qué dice la norma
El numeral 87.3 no obliga a todos por igual, pero sí invierte la lógica tradicional:
- Si el ganador tiene certificado digital, el contrato se suscribe con firma digital.
- Solo de forma excepcional se admite la firma manual, y esa excepción debe estar sustentada.
Es decir, la firma manuscrita deja de ser el camino natural y pasa a ser la salida de emergencia. La pregunta que cada proveedor debería hacerse antes del perfeccionamiento no es “¿dónde firmo?”, sino “¿ya tengo mi certificado digital vigente?”.
Por qué la firma digital es el estándar
La firma digital cumple una función que el papel no puede igualar: deja evidencia verificable de quién firmó, con qué certificado, en qué momento y si el documento fue alterado después.
Para un contrato con una entidad pública, eso se traduce en ventajas concretas:
- Integridad del documento: cualquier cambio posterior rompe la firma y queda en evidencia.
- Identidad verificable: cada firmante queda vinculado a un certificado emitido dentro de la IOFE.
- Trazabilidad: el archivo firmado es auditable y sirve como respaldo frente a la entidad y ante terceros.
- Ahorro de tiempos: no hay que coordinarse para reunir firmas físicas ni trasladar documentos entre ciudades.
Es la misma lógica que ya rige la promesa de consorcio tras el D.S. N.º 001-2026-EF: la contratación pública premia el expediente firmado y verificable.
Cómo suscribir el contrato con firma digital, paso a paso
- Confirme que su certificado está vigente. Debe estar emitido por una entidad de certificación acreditada ante INDECOPI y no estar revocado. Revise la vigencia antes del perfeccionamiento, no el mismo día.
- Use el certificado correcto según quién firma. Si firma una persona natural, su certificado personal; si firma una empresa, el certificado de persona jurídica a nombre de su representante legal o apoderado con facultades.
- Cierre el texto del contrato. Cualquier edición después de la primera firma invalida la integridad del documento.
- Firmen sobre el mismo archivo. Las partes agregan su firma digital en secuencia, con un software de firma acreditado, no en copias separadas.
- Valide antes de registrar. Abra el PDF en un validador y confirme que cada firma figura como válida y el documento no fue modificado.
- Conserve el archivo firmado original y la constancia de la firma para los trámites posteriores de ejecución contractual.
Firma digital del contrato vs. contrato de consorcio notarial
Conviene no confundir dos documentos distintos:
| Documento | Firma exigida | Detalle |
|---|---|---|
| Contrato con la entidad pública | Firma digital si el ganador tiene certificado; firma manual excepcional y sustentada | Art. 87.3 del Reglamento |
| Contrato de consorcio (al perfeccionar) | Firmas legalizadas ante notario | Art. 89.1, sin cambios |
Por eso un consorcio puede firmar digitalmente su contrato con la entidad y, a la vez, necesitar la legalización notarial del contrato de consorcio para el perfeccionamiento. Prever ambos trámites en el calendario evita retrasos.
Errores frecuentes al firmar en digital
- Firmar con un certificado de persona natural a nombre propio cuando se actúa en representación de una empresa.
- Usar una firma electrónica que no es digital (una imagen o un clic sin certificado) donde la norma pide firma digital.
- Firmar copias separadas en lugar del mismo documento.
- Editar el PDF después de firmar, lo que invalida la firma.
- Dejar el certificado para último momento, sin verificar previamente su vigencia.
El aporte de Firmeasy
En Firmeasy emitimos certificados digitales para personas naturales y para representantes de empresas, y contamos con software de firma acreditado ante INDECOPI dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica. Con nuestra plataforma puede firmar el contrato con la entidad desde cualquier lugar, con evidencia certificada, sello de tiempo y trazabilidad completa.
Suscribir con firma digital ya no es una ventaja competitiva: es el estándar hacia el que migra la contratación pública.
Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal. Revise siempre las bases del procedimiento y el contrato en el que participa.
Fuentes:
- Reglamento de la Ley N.º 32069, Ley General de Contrataciones Públicas, artículo 87.3.
- Decreto Supremo N.º 001-2026-EF (El Peruano, 8 de enero de 2026).
- Ley N.º 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
