El DS N.° 075-2023-PCM modificó los artículos 46, 47, 55 y 59 del Reglamento de la Ley de Gobierno Digital. No se limita a habilitar la recepción de documentos por internet: define una arquitectura donde conviven recepción, firma, sello de tiempo, metadatos, cargo y casilla electrónica.
Para un integrador eso significa algo concreto: la mesa de partes digital no termina en un formulario que sube archivos. Termina en un expediente con evidencia verificable.
¿Qué cambió el DS 075-2023-PCM?
Modifica cuatro artículos del Reglamento de la Ley de Gobierno Digital:
| Artículo | Tema |
|---|---|
| 46 | MESA DIGITAL PERÚ |
| 47 | Recepción de documentos por canal digital |
| 55 | Buzón de notificaciones |
| 59 | Notificación digital |
El objetivo es que ciudadanos y entidades interactúen por canales digitales con seguridad jurídica y trazabilidad, no solo con comodidad.
Tres formas de recibir documentos
El artículo 47 no impone un único mecanismo: la entidad puede habilitar uno o combinar tres.
Documento escaneado con firmas manuscritas. El ciudadano presenta el documento con sus firmas manuscritas y la entidad lo protege con firma digital de agente automatizado y sello de tiempo IOFE.
Documento electrónico con firma electrónica. El ciudadano presenta un documento firmado con alguna de las modalidades del Reglamento de la Ley N.° 27269; la entidad aplica agente automatizado, firma digital y sello de tiempo.
Formulario web. El ciudadano completa los datos y la entidad genera un documento electrónico que firma digitalmente con agente automatizado y sello de tiempo.
Los tres caminos desembocan en la misma arquitectura: recepción → validación → firma automatizada → sello de tiempo → cargo → expediente.
El cargo de recepción
El cargo es la evidencia de que el documento entró: fecha, hora, número de folios, canal y recepción. En los supuestos del artículo 47 debe incorporar además firma digital de agente automatizado y sello de tiempo IOFE.
Por eso no puede ser un correo de “hemos recibido su archivo”. Es un artefacto electrónico verificable.
Firma del ciudadano y firma de la entidad
Son dos capas distintas. El ciudadano firma con manuscrita escaneada, firma electrónica o formulario, según lo que habilite el trámite. La entidad, en los supuestos del artículo 47.1, aplica firma digital con certificado de agente automatizado, sello de tiempo e infraestructura IOFE.
Una entidad puede además ofrecer firma digital al ciudadano —DNIe, certificado digital o firma remota— cuando el procedimiento lo permita o lo exija.
Metadatos obligatorios
Las plataformas de recepción deben registrar como mínimo:
- fecha y hora;
- asunto;
- tipo de documento de identidad;
- número del documento de identidad;
- domicilio;
- correo electrónico;
- teléfono celular;
- entidad destinataria;
- dependencia destinataria.
La consecuencia técnica es directa: el expediente no puede depender del PDF. Esos campos tienen que vivir como datos estructurados.
Arquitectura de integración
Una implementación razonable separa portal, orquestación documental, gestor de identidad, firma, agente automatizado, TSA y gestión documental. El flujo:
documento recibido → solicitud de firma automatizada → firma con certificado del agente → sello de tiempo → validación → almacenamiento → cargo.
Ahí es donde FirmEasy puede actuar como capa: resuelve firma, certificados, validación, sello de tiempo, evidencias y auditoría, mientras el integrador se concentra en expedientes, formularios, procedimientos y UX. Aislar la lógica de confianza digital del resto del aplicativo es lo que permite escalar sin reescribir el gestor documental.
Notificaciones y casilla electrónica
El artículo 55 exige que el buzón conserve evidencia del depósito y de la constancia de acuse. El artículo 59 da a la notificación digital la misma validez que la física cuando cumple las condiciones, la integra al expediente y fija reglas de cómputo de plazos: el ciudadano debe confirmar el acuse en los cinco primeros días hábiles y, si no accede al mensaje en ese plazo, se aplica la regla del numeral 59.9.
Las alertas por correo, SMS o llamada son complementarias: no constituyen por sí mismas la notificación oficial.
FirmEasy aporta en la parte previa —preparación documental, firma del acto, workflows, registro de eventos y evidencias—, no en el reemplazo de la casilla única electrónica.
¿FirmEasy puede reemplazar MESA DIGITAL PERÚ?
No, y no debe plantearse así. MESA DIGITAL PERÚ y la casilla única electrónica son infraestructuras del Estado, creadas por el Reglamento de la Ley de Gobierno Digital.
FirmEasy se integra con sistemas de la entidad, proveedores de trámite documentario, servicios de firma y gestores de expediente. Tampoco el DS 075-2023-PCM menciona ni exige contratar FirmEasy: la oportunidad está en implementar los componentes regulados cuando la arquitectura y la contratación de la entidad lo permitan.
El agente automatizado y el sello de tiempo exigidos en los artículos 46 y 47 deben operar dentro del marco IOFE.
Casos de uso
- Municipalidad. Formulario de licencia o solicitud con cargo verificable.
- Gobierno regional. Mesa de partes integrada al sistema documental existente.
- Universidad pública. Recepción de documentos administrativos y académicos.
- Organismo regulador. Escritos electrónicos con evidencia de recepción.
- Entidad con sistema propio. API de firma y trazabilidad sobre el software actual.
Fuentes
- DS N.° 075-2023-PCM – Presidencia del Consejo de Ministros
- DS N.° 029-2021-PCM – Reglamento de la Ley de Gobierno Digital
- Ley N.° 27269 – Ley de Firmas y Certificados Digitales
- Ley N.° 31736 – Notificación administrativa por casilla electrónica
- Directiva N.° 002-2024-PCM/SGTD – Uso de la firma digital en entidades públicas
Preguntas frecuentes
¿Todos los documentos del ciudadano deben estar firmados digitalmente?
No. El artículo 47 contempla documentos escaneados con firma manuscrita, documentos electrónicos con modalidades de firma electrónica y formularios web.
¿Qué firma utiliza la entidad para automatizar el proceso?
En los supuestos previstos, una firma digital con certificado de agente automatizado.
¿Se requiere sello de tiempo?
Sí, en los supuestos expresamente regulados en los artículos 46.6, 47.1 y 47.5.
¿Un email sirve como cargo de recepción?
No debe reducirse el cumplimiento a un simple correo. El cargo debe cumplir los requisitos normativos y, cuando corresponde, incorporar firma de agente automatizado y sello de tiempo.
¿FirmEasy puede integrarse a un sistema existente?
Sí. Puede actuar como capa API y de orquestación sin reemplazar el gestor documental o expediente electrónico de la entidad.
¿FirmEasy puede reemplazar la casilla única electrónica?
No debe presentarse así. La casilla única electrónica es una infraestructura del Estado.
